Quy Tắc Ứng Xử

Quy tắc ứng xử

QUY TẮC ỨNG XỬ DÀNH CHO NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY BẢO HIỂM LIÊN HIỆP

(Ban hành kèm theo Quyết định số 215/2021/QĐ-UIC ngày 29/12/2021 của Tổng Giám Đốc Công ty Bảo Hiểm Liên Hiệp)

I. Mục đích

Công Ty Bảo Hiểm Liên Hiệp (UIC) ban hành Quy Tắc Ứng Xử này nhằm duy trì các tiêu chuẩn cho các Nhà Cung Cấp trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh theo cách chuyên nghiệp, phù hợp với lợi ích hợp pháp của UIC, của Nhà Cung Cấp và quy định pháp luật có liên quan.

II. Phạm vi áp dụng

Quy Tắc Ứng Xử này áp dụng cho các Nhà Cung Cấp của UIC (bao gồm các bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho UIC, đối tác, và các giám đốc, nhân viên, người lao động, người đại diện, nhà thầu của Nhà Cung Cấp của UIC). UIC mong đợi Nhà Cung Cấp hiểu và tuân thủ Quy Tắc Ứng Xử này.

III. Tuân thủ

Nhà Cung Cấp sẽ hành động với sự liêm chính và ý thức tuân thủ pháp luật Việt Nam, quy định pháp luật nước ngoài có liên quan, quy định, tiêu chuẩn của hiệp hội nghề nghiệp có liên quan, thỏa thuận với UIC, và các quy định có liên quan của UIC (tất cả sau đây gọi chung là “Quy Định”), và dựa trên các chuẩn mực xã hội và đạo đức kinh doanh. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Nắm vững và tuân thủ Quy Định liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ của Nhà Cung Cấp cho UIC, thường xuyên cập nhật sự thay đổi của Quy Định.
  2. Thường xuyên quan tâm đến và cập nhật các quy tắc và thông lệ quốc tế mà có thể được áp dụng cho hoạt động của Nhà Cung Cấp và việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ của Nhà Cung Cấp cho UIC.
  3. Đảm bảo có các quy trình, quy định, nhân sự và các tiêu chuẩn và điều kiện khác phù hợp với Quy Định khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho UIC; đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho UIC.
  4. Hành động một cách thiện chí, phù hợp với Quy Định, quy tắc xã hội và đạo đức kinh doanh.
  5. Cung cấp đầy đủ, chính xác cho UIC các thông tin, tài liệu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho UIC theo Quy Định và việc tuân thủ Quy Tắc Ứng Xử này của Nhà Cung Cấp.

IV. Hành vi kinh doanh

Sự liêm chính và chất lượng hàng hóa, dịch vụ mà Nhà Cung Cấp cung cấp cho UIC là rất quan trọng trong mối quan hệ của UIC với các bên liên quan. Trong mối quan hệ với UIC, Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Hành động một cách liêm chính, minh bạch, có đạo đức, công bằng, chuyên nghiệp trong mọi giao dịch với UIC và các bên liên quan của UIC (như thành viên góp vốn, cổ đông, khách hàng, đối tác kinh doanh của UIC), kịp thời thông báo cho UIC khi có vi phạm hoặc nguy cơ vi phạm.
  2. Thực hiện công việc với sự tận tâm, cẩn trọng, sự chú ý và kỹ năng cần thiết phù hợp với những tiêu chuẩn chuyên môn của ngành; liên tục cố gắng tăng cường đạo đức kinh doanh và các tiêu chuẩn chuyên môn của Nhà Cung Cấp.
  3. Tránh sự xung đột lợi ích hoặc nguy cơ xung đột lợi ích; không tham gia vào các hành vi vi phạm pháp luật.
  4. Tôn trọng và lịch sự khi tiếp xúc với khách hàng và các bên liên quan của UIC.
  5. Không thực hiện công việc mà Nhà Cung Cấp không có đủ thẩm quyền, năng lực, tiêu chuẩn, điều kiện thực hiện theo Quy Định.

Thông báo với các bên liên quan về việc thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho UIC, phạm vi thực hiện công việc theo ủy quyền của UIC (nếu có) bất cứ khi nào hoàn cảnh hoặc Quy Định yêu cầu.

V. Bảo vệ tài sản của UIC

Tất cả tài sản của UIC (bao gồm nhưng không giới hạn ở các tài sản vô hình như logo, slogan, nhãn hiệu, hệ thống, mật khẩu, tài khoản người dùng, thông tin và dữ liệu khách hàng) cần được bảo vệ và sử dụng hợp lý. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Chỉ sử dụng các tài sản của UIC với sự đồng ý trước bằng văn bản của UIC và để phục vụ mục đích cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho UIC; không dung thứ cho hành vi sử dụng gian lận, sử dụng cho mục đích cá nhân, trộm cắp, lãng phí và gây thiệt hại liên quan đến các tài sản đó.
  2. Bảo vệ các tài sản trí tuệ thuộc quyền sở hữu và/hoặc sử dụng của UIC, và tôn trọng tài sản trí tuệ của bên thứ ba. Chỉ quản lý, sử dụng, khai thác các tài sản này khi được sự đồng ý của chủ sở hữu và trong phạm vi được chủ sở hữu cho phép.
  3. Không xâm phạm các bí quyết, bản quyền, sáng chế, nhãn hiệu, bí mật kinh doanh, tên thương mại, tên miền và các tài sản trí tuệ khác được phát triển, sở hữu hoặc được cho phép sử dụng bởi UIC hoặc bên thứ ba.

VI. Soạn thảo và quản lý văn bản phù hợp

Nhà Cung Cấp sẽ soạn thảo, sử dụng, quản lý và lưu trữ các văn bản, thư từ giao dịch, hồ sơ, dữ liệu khác liên quan đến quan hệ kinh doanh với UIC phù hợp với Quy Định. Nhà cung cấp sẽ soạn thảo các văn bản, thư từ giao dịch, hồ sơ và các dữ liệu khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của UIC một cách chính xác và lưu trữ các tài liệu đó để đảm bảo chúng luôn sẵn có và có thể truy cập được khi cần thiết phù hợp với Quy định và quy định nội bộ. Nhà Cung Cấp cũng sẽ tiêu hủy hoặc hoàn trả theo cách thích hợp các tài liệu đó đã hết thời gian lưu trữ theo Quy định và quy định nội bộ.

VII. Cạnh tranh công bằng

Nhà Cung Cấp sẽ thực hiện các hành vi cạnh tranh lành mạnh, công bằng, bình đẳng và minh bạch. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Tuân thủ quy định pháp luật về cạnh tranh của Việt Nam và thỏa thuận với UIC.
  2. Không thực hiện các giao dịch đấu thầu bất chính hoặc gian lận trong quan hệ kinh doanh với UIC.
  3. Không cung cấp các thông tin không đầy đủ, sai sự thực về các sản phẩm, dịch vụ của UIC và hàng hóa, dịch vụ của Nhà Cung Cấp.
  4. Trừ khi được UIC cho phép trước bằng văn bản, không bình luận với bên thứ ba, không đăng tải các bình luận hoặc tiết lộ thông tin mà có thể làm ảnh hưởng bất lợi đến danh tiếng của UIC trên báo chí, mạng Internet hoặc qua các phương tiện truyền thông xã hội.

VIII. Nghiêm cấm hành vi hối lộ

Bất kỳ hành vi tham nhũng nào, bao gồm cả việc đưa, nhận, môi giới hối lộ, hoặc các hành vi bất hợp pháp khác, sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của UIC. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Dù trực tiếp hoặc gián tiếp và dưới bất kỳ hình thức nào, không hứa hẹn, yêu cầu hoặc bảo đảm các khoản tiền hoặc lợi ích khác để đạt được hoặc giữ lại một đơn hàng, hoặc một lợi ích bất chính khác có liên quan đến UIC.
  2. Không đưa tiền, quà tặng, lợi ích khác (vật chất hoặc phi vật chất) với mục đích đạt được lợi nhuận hoặc lợi ích bất hợp pháp, sai trái, hoặc không chính đáng có liên quan đến UIC.
  3. Tuân thủ quy định pháp luật về phòng chống tham nhũng của Việt Nam và của các nước khác có liên quan.
  4. Không nhận tiền, quà tặng hoặc bất kỳ lợi ích khác (vật chất hoặc phi vật chất) nếu việc nhận chúng có thể làm thay đổi hoặc tác động tới quyết định kinh doanh của UIC hoặc quyết định kinh doanh của Nhà Cung Cấp mà có liên quan đến UIC.

IX. Xung đột lợi ích

Các tình huống mà lợi ích của Nhà Cung Cấp hoặc bên thứ ba là khách hàng/đối tác của Nhà Cung Cấp mâu thuẫn với lợi ích của UIC cần phải được thông báo đầy đủ cho UIC và xử lý theo cách thích hợp để đảm bảo lợi ích của UIC. Nhà Cung Cấp sẽ:

  • Không tham gia vào các tình huống hoặc hoạt động có hoặc có thể làm phát sinh xung đột với lợi ích của UIC, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
  1. Giới thiệu khách hàng của UIC cho công ty khác trong cùng ngành bảo hiểm.
  2. Đồng thời đại diện cho hoặc hợp tác với UIC và bất kỳ bên thứ ba nào có lợi ích, quyền lợi đối lập với UIC.
  • Thông báo các xung đột lợi ích đang tồn tại hoặc có nguy cơ phát sinh của mình cho UIC sớm nhất có thể và chỉ hành động khi có sự đồng ý của UIC.

X. Bảo mật thông tin

Nhà Cung Cấp sẽ xử lý theo cách thích hợp các thông tin mật và thông tin cá nhân (bao gồm nhưng không giới hạn ở thông tin cá nhân, thông tin và dữ liệu khách hàng, bí mật kinh doanh) thu được hoặc được tạo ra liên quan đến hoạt động của UIC theo Quy Định và các quy định nội bộ về bảo vệ bí mật kinh doanh của Nhà Cung Cấp. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Chỉ sử dụng thông tin mật theo đúng Quy Định, phù hợp với mục đích và phạm vi được chấp thuận, và không tiết lộ các thông tin đó, trừ khi được phép theo Quy Định.
  2. Tuân thủ các quy định pháp luật trong nước và của nước ngoài (nếu được áp dụng) về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo vệ người tiêu dùng.
  3. Nếu được yêu cầu hoặc cần thiết phải cung cấp thông tin mật cho bất kỳ bên nào, đảm bảo rằng phải có thỏa thuận thích hợp về bảo mật thông tin trước khi cung cấp thông tin và phải được sự đồng ý của UIC.
  4. Hoàn trả lại và tiêu hủy tất cả thông tin mật khi chấm dứt quan hệ kinh doanh với UIC phù hợp với Quy Định.
  5. Không sử dụng hoặc tiết lộ thông tin mật có được trong quá trình hợp tác kinh doanh với UIC và sau khi chấm dứt quan hệ kinh doanh với UIC, trừ khi có thỏa thuận khác với UIC.

XI. Ngăn chặn hành vi rửa tiền và tài trợ khủng bố

Nhà Cung Cấp sẽ nỗ lực để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của UIC không được dùng để phục vụ hoạt động rửa tiền hoặc để tài trợ khủng bố, hoặc để phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Nỗ lực hết sức để xác định rằng không có dấu hiệu nghi ngờ về khách hàng hoặc các giao dịch dựa trên các yêu cầu của Quy Định, và mức độ rủi ro khi bắt đầu và tiếp tục quan hệ kinh doanh với các khách hàng và nhà thầu.
  2. Nhanh chóng thông báo cho UIC và các cơ quan có thẩm quyền theo Quy Định, nếu có nghi ngờ về hành vi rửa tiền, tài trợ khủng bố hoặc bất kỳ hành vi liên quan đến tội phạm khác.
  3. Không tham gia vào các giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân đang bị áp dụng biện pháp trừng phạt bởi bất kỳ quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc tổ chức quốc tế nào.

XII. Loại bỏ mối quan hệ với các lực lượng tội phạm có tổ chức

Nhà Cung Cấp sẽ không có bất kỳ mối quan hệ nào với các lực lượng tội phạm có tổ chức. Nhà Cung Cấp sẽ:

  1. Nỗ lực dựa trên các thông tin có sẵn hoặc có thể tiếp cận được để xác định rằng các khách hàng và đối tác kinh doanh không phải là lực lượng tội phạm có tổ chức, và nếu có bất kỳ nghi vấn nào, luôn cố gắng từ chối giao dịch và kết thúc quan hệ kinh doanh.
  2. Kiên quyết từ chối các yêu cầu hoặc áp lực từ phía các lực lượng tội phạm có tổ chức.
  3. Hợp tác đầy đủ với cơ quan có thẩm quyền trong bất kỳ hoạt động điều tra, xử lý các lực lượng tội phạm có tổ chức, khi được yêu cầu.

XIII. Vi phạm

Trong trường hợp có hành vi vi phạm Quy Tắc Ứng Xử này, UIC có quyền áp dụng các biện pháp mà UIC cho là cần thiết để khắc phục vi phạm. Nhà Cung Cấp sẽ cung cấp thông tin, tài liệu cho UIC, thiết lập biện pháp, quy trình để khắc phục vi phạm đó và phối hợp với UIC để thực hiện việc khắc phục.

XIV. Quy định chung

  1. 1. Bằng cách chấp thuận bằng văn bản đối với Quy Tắc Ứng Xử này, Nhà Cung Cấp đồng ý rằng đã đọc, đã hiểu rõ và chấp thuận ràng buộc với Quy Tắc Ứng Xử này. UIC có thể sửa đổi, bổ sung Quy Tắc Ứng Xử này vào từng thời điểm.
  2. 2. Nếu có bất kỳ điều khoản nào của Quy Tắc Ứng Xử này mâu thuẫn với Quy Định, thì quy định chặt chẽ hơn sẽ được ưu tiên áp dụng, nếu nó không trái pháp luật Việt Nam.
  3. 3. Bất kể quy định tại Mục 14.2 trên, nếu có bất kỳ điều khoản nào của Quy Tắc Ứng Xử này mâu thuẫn với thỏa thuận, hợp đồng cụ thể bằng văn bản giữa UIC và Nhà Cung Cấp, điều khoản có liên quan của thỏa thuận, hợp đồng cụ thể đó sẽ được ưu tiên áp dụng, với điều kiện điều khoản đó không trái với pháp luật Việt Nam và luật áp dụng khác.
  4. 4. Quy Tắc Ứng Xử này không thể bao hàm hết tất cả các trường hợp mà Nhà Cung Cấp có thể gặp phải. Trong tình huống đó, nếu có nghi ngờ, Nhà Cung Cấp nên tham vấn UIC. Nếu Nhà Cung Cấp tin rằng có hành vi vi phạm Quy Định hoặc Quy Tắc Ứng Xử này, có thể thông báo cho UIC (thông qua hòm thư complaint@uicvn.com or suggestion@uicvn.com hoặc phương thức khác nếu thích hợp)./.
Mục lục

You cannot copy content of this page